CO WARTO USTALIĆ POZA UMOWĄ SPÓŁKI? JAK POROZUMIENIE WSPÓLNIKÓW MOŻE UŁATWIĆ ZARZĄDZANIE SPÓŁKĄ
CZYM JEST POROZUMIENIE WSPÓLNIKÓW I KIEDY WARTO JE ROZWAŻYĆ?
Porozumienie wspólników (shareholders’ agreement) to umowa zawierana między wspólnikami (lub akcjonariuszami) w celu precyzyjnego określenia zasad współpracy w ramach spółki. Instytucja porozumień wspólników nie jest uregulowana prawnie, a zatem decyzja o zawarciu takiego porozumienia, jak również jego treść, zależy wyłącznie od samych wspólników – ich gospodarczych, ekonomicznych oraz biznesowych potrzeb i oczekiwań. Porozumienie ma tworzyć ramy współpracy między wspólnikami oraz doprecyzowywać treść umowy spółki.
Porozumienie można zawrzeć jeszcze przed założeniem spółki lub już w trakcie jej funkcjonowania. W porozumieniu można doprecyzować kwestie nieujęte w umowie spółki lub ujęte zbyt wąsko. Jedną z kluczowych zalet porozumienia wspólników jest właśnie jego elastyczność – można w nim uregulować dodatkowe mechanizmy, które wykraczają poza ramy standardowej umowy spółki.
Nie wszystkie ustalenia dotyczące funkcjonowania spółki trzeba zamieszczać w samej umowie spółki. Tekst umowy spółki stanowi dokument publiczny i jest załącznikiem do wniosków do Krajowego Rejestru Sądowego (wniosku o rejestrację spółki lub wniosku o zmianę danych spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym). Z kolei akta rejestrowe są jawne, a więc każdy (w tym również podmioty konkurencyjne) mogą zapoznać się z treścią umowy spółki. Z tego powodu szczególnie wrażliwe ustalenia (np. dotyczące kwestii finansowych lub planów inwestycyjnych) warto zawrzeć właśnie w porozumieniu wspólników, które nie jest składane do akt rejestrowych. Dodatkowo, porozumienia zazwyczaj zawierają odrębne postanowienia w zakresie obowiązku zachowania poufności, powiązane z zastrzeżeniem odpowiednich kar umownych.
Zazwyczaj doradzamy Klientom, by w porozumieniu wspólników uregulować również takie kwestie, które mogą się okazać zbyt dynamiczne, by wpisywać je bezpośrednio do umowy spółki. W trakcie funkcjonowania spółki pewne aspekty jej działalności mogą wymagać częstych zmian i reagowania adekwatnie do aktualnej sytuacji rynkowej lub stosunków panujących między wspólnikami. Gdyby w każdym takim wypadku wiązało się to z koniecznością zmiany umowy spółki, mogłoby to znacząco skomplikować proces zarządzania. Porozumienie wspólników pozwala na szybkie dostosowanie zasad działania spółki do aktualnych potrzeb w sposób wiążący dla wspólników, bez konieczności przechodzenia przez formalne procedury rejestrowe.
Ponadto, z naszego doświadczenia wynika, że zawarcie porozumienia wspólników często pozwala skrócić proces rejestracji spółki lub wpisu zmiany danych w Krajowym Rejestrze Sądowym. Sąd rejestrowy jest bowiem zobligowany do dokonania szczegółowej analizy i weryfikacji dokumentów stanowiących załączniki wniosków kierowanych do Krajowego Rejestru Sądowego. Im dłuższa i bardziej skomplikowana umowa spółki, tym dłużej trwa proces rozpatrywania wniosku przez Sąd rejestrowy. Tymczasem Klientom często zależy na jak najszybszej rejestracji spółki lub wpisie zmiany danych. Zawarcie porozumienia wspólników daje więc m.in. możliwość:
– szybkiej rejestracji spółki na uproszczonym wzorze umowy za pośrednictwem systemu teleinformatycznego s24, przy jednoczesnym rozbudowanym uregulowaniu zasad współpracy w osobnym dokumencie;
– szybkiego dokonania między wspólnikami dodatkowych ustaleń już w trakcie funkcjonowania spółki, bez potrzeby dokonywania zmiany umowy spółki i zgłaszania tych zmian do Krajowego Rejestru Sądowego.
Porozumienie wspólników co do zasady może zostać zawarte w dowolnej formie, chyba że zawiera postanowienia, których skuteczność wymaga formy innej niż zwykła pisemna. Naszym Klientom zazwyczaj sugerujemy formę pisemną z podpisami notarialnie poświadczonymi – zachowanie takiej formy gwarantuje pewność co do czasu zawarcia porozumienia i tożsamości osób je podpisujących.
JAKIE KWESTIE SĄ NAJCZĘŚCIEJ REGULOWANE W POROZUMIENIACH WSPÓLNIKÓW?
Porozumienia wspólników nie są uregulowane wprost przepisami prawa, co daje stronom znaczną swobodę w kształtowaniu ich treści. Brak ustawowych wymogów i ograniczeń oznacza, że zakres kwestii regulowanych w porozumieniu zależy wyłącznie od specyfiki danej sytuacji, potrzeb oraz oczekiwań wspólników, a także aktualnych celów i wyzwań spółki. Najczęściej w takich porozumieniach spotkać można się z regulacjami dotyczącymi podziału zysków, sprzedaży udziałów, sposobów rozwiązywania sporów, szczegółowych mechanizmów zarządzania oraz planów sukcesji.
Należy pamiętać, że choć porozumienie wspólników może zawierać co do zasady dowolne regulacje, nie można w nim zawierać zapisów, które byłyby sprzeczne z obowiązującym prawem czy dobrymi obyczajami. Musi to być dokument dostosowany do faktycznych potrzeb wspólników, a jednocześnie zgodny z panującym porządkiem prawnym. Dlatego przy sporządzaniu porozumienia warto skorzystać ze wsparcia doświadczonej kancelarii.
POROZUMIENIE WSPÓLNIKÓW JAKO NARZĘDZIE DO PRECYZYJNEGO ZARZĄDZANIA SPÓŁKĄ – PRZYKŁADY Z PRAKTYKI NASZEJ KANCELARII
Nasza Kancelaria ma bogate doświadczenie w zakresie tworzenia porozumień wspólników, które skutecznie odpowiadają na unikalne oczekiwania i wyzwania biznesowe naszych Klientów. Poniżej przedstawiamy kilka przykładów z naszej praktyki, które ilustrują, jak elastyczne i skuteczne mogą być te porozumienia w procesie zarządzania spółką.
Potrzeby i oczekiwania Klienta:
Klient posiada wieloletnie doświadczenie w prowadzeniu jednoosobowej działalności gospodarczej. W tym czasie zgromadził szeroką bazę dostawców, klientów i kontrahentów, a także liczne kontakty w branży. Dysponuje nie tylko wiedzą i know-how, ale także zasobami osobowymi i sprzętowymi, które mógłby udostępnić nowo założonej spółce na podstawie odrębnych umów. Dodatkowo, Klient posiada wolne środki finansowe, które chciałby zaangażować w działalność spółki, jednak preferowałby to zrobić na jasno określonych warunkach, w ramach osobnych porozumień.
Decyzję o założeniu spółki ze swoimi wieloletnimi pracownikami podjął z zamiarem stopniowego wycofywania się z aktywnej działalności gospodarczej. Jednocześnie Klient wyrażał obawy, że po poznaniu jego know-how i uzyskaniu dostępu do baz kontaktów, nowi wspólnicy mogliby rozpocząć na własną rękę działalność konkurencyjną, co mogłoby zagrozić jego interesom.
Celem Klienta było zabezpieczenie się przed ewentualnymi działaniami konkurencyjnymi wspólników, przy jednoczesnym zapewnieniu możliwości przekazania im części swojego doświadczenia oraz zasobów.
Jakie rozwiązanie zaproponowaliśmy Klientowi?
Aby odpowiedzieć na potrzeby Klienta oraz zabezpieczyć jego interesy, opracowaliśmy precyzyjne i kompleksowe porozumienie wspólników. W preambule szczegółowo opisaliśmy okoliczności założenia spółki, wskazując na wieloletnie doświadczenie Klienta, jego bazę kontaktów, zasoby sprzętowe i osobowe, a także kapitał, jaki wnosi do nowo utworzonej spółki. Podkreśliliśmy również, że wszystkie te elementy są kluczowe dla prawidłowego funkcjonowania i dalszego rozwoju spółki.
Aby skutecznie chronić interesy Klienta, w porozumieniu wprowadziliśmy rozbudowane zapisy dotyczące zakazu konkurencji, które uniemożliwiają pozostałym wspólnikom podjęcie działalności konkurencyjnej w trakcie trwania współpracy oraz przez określony czas po jej zakończeniu. Zadbaliśmy o to, by know-how oraz baza kontaktów Klienta pozostały chronione, przez wprowadzenie szczegółowych postanowień dotyczących obowiązku zachowania poufności. Dla wzmocnienia skuteczności tych postanowień wprowadziliśmy wysokie kary umowne za naruszenie zarówno zakazu konkurencji, jak i klauzul poufności.
Potrzeby i oczekiwania Klienta:
Klienci, będący wspólnikami nowo założonej spółki, wyrazili obawy, że w przypadku wycofania się jednego ze wspólników z działalności spółki, mógłby on zabrać ze sobą cenne know-how oraz kluczowych pracowników. Taka sytuacja mogłaby doprowadzić do sytuacji, w której były wspólnik uruchomiłby własną działalność konkurencyjną, co stanowiłoby zagrożenie dla stabilności i rozwoju spółki.
Jakie rozwiązanie zaproponowaliśmy Klientowi?
Rozszerzyliśmy standardowe zapisy o zakazie konkurencji o zobowiązanie występującego wspólnika do niepodejmowania działań mających na celu osłabienie pozycji Spółki, w tym m.in. do powstrzymania od przejmowania pracowników, zleceniobiorców, dostawców, kontrahentów oraz innych podmiotów współpracujących ze spółką. Powyższe zobowiązania wzmocniliśmy zastrzeżeniem odpowiednich kar umownych.
Potrzeby i oczekiwania Klienta:
Klientom zależy na uniknięciu paraliżu decyzyjnego w spółce. Jednocześnie nie chcą na stałe faworyzować żadnego ze wspólników, przyznając mu większą liczbę głosów.
Jakie rozwiązanie zaproponowaliśmy Klientowi?
W odpowiedzi na te oczekiwania, zaproponowaliśmy rozwiązanie polegające na wprowadzeniu do porozumienia zasady, zgodnie z którą w każdym kwartale inny wspólnik ma głos decydujący w sprawach dotyczących działalności spółki. Taki mechanizm nie tylko pozwala na uniknięcie paraliżu decyzyjnego, ale również na równomierne rozłożenie odpowiedzialności oraz umożliwia wszystkim wspólnikom aktywne uczestnictwo w podejmowaniu kluczowych dla spółki decyzji, co sprzyja efektywności i harmonijnej współpracy.
Potrzeby i oczekiwania Klienta:
Klienci oczekują pełnego zaangażowania wszystkich wspólników w działalność nowo założonej spółki, szczególnie że realizacja zaplanowanych projektów wymaga maksymalnej koncentracji i uwagi. Zależy im, aby wspólnicy całkowicie skupili się na spółce, unikając sytuacji, w których inne zobowiązania zawodowe czy prywatne będą odciągać ich uwagę od zadań realizowanych przez spółkę.
Jakie rozwiązanie zaproponowaliśmy?
W porozumieniu wprowadziliśmy standardowe zapisy o zakazie prowadzenia działalności konkurencyjnej, ale także dodatkowe zobowiązanie wspólników, że nie będą podejmować żadnej niekonkurencyjnej działalności, która mogłaby ograniczać ich zaangażowanie w projekty realizowane przez spółkę, bez uprzedniej zgody wszystkich pozostałych wspólników.
Aby zminimalizować ryzyko przestojów w realizacji zadań spółki, wprowadziliśmy również mechanizm „urlopów” dla wspólników, zbliżony do urlopu wypoczynkowego w ramach stosunku pracy. Każdemu wspólnikowi przysługuje 26 dni przerwy od aktywnego uczestnictwa w działalności spółki w każdym roku kalendarzowym, co pozwala na efektywne zarządzanie czasem i podział obowiązków między wspólnikami.
JAK MOŻEMY PAŃSTWU POMÓC?
Jako kancelaria zajmująca się kompleksową obsługą prawną przedsiębiorców, specjalizująca się m.in. w zakresie prawa handlowego, posiadamy bogate doświadczenie w konstruowaniu porozumień wspólników. Skutecznie wprowadziliśmy takie porozumienia u wielu naszych Klientów.
Nasze indywidualne podejście do każdego Klienta oraz pełne zaangażowanie pozwalają nam wypracowywać rozwiązania „uszyte na miarę” do konkretnych potrzeb i oczekiwań Klienta. Dzięki naszej wiedzy i doświadczeniu potrafimy przewidzieć potencjalne wyzwania prawne, zapewniając odpowiednie zabezpieczenie interesów Klienta. W efekcie, przygotowywane przez nas porozumienia wspólników są nie tylko dokumentami prawnymi, ale przede wszystkim strategicznymi narzędziami wspierającymi stabilność i rozwój przedsiębiorstw naszych Klientów.
opracowała: Małgorzata Widera