Compliance to zapewnianie zgodności z przepisami prawa i regulacjami wewnętrznymi oraz zarządzanie ryzykiem braku tej zgodności.
Compliance to zapewnianie zgodności z przepisami prawa powszechnie obowiązującego (tzw. hard law) oraz regulacjami wewnętrznymi i rozmaitymi standardami i normami (soft law). Jest to zarządzanie ryzykiem braku zgodności z przepisami prawa oraz regulacjami wewnętrznymi.
Jest to całokształt działań podejmowanych przez daną organizację w celu zapewnienia, że prowadzona przez nią działalność jest zgodna z prawem (hard law) oraz regulaminami wewnętrznymi (soft law). Z punktu widzenia nadzoru korporacyjnego odnosi się do wszelkich możliwych działań mających na celu zapewnienie przestrzegania ustaw, rozporządzeń oraz innych aktów normatywnych i norm postępowania.
Wdrożenie systemu compliance ma spowodować, że firma będzie funkcjonowała zgodnie z przepisami prawa. Ma to chronić przed karami czy stratami pieniężnymi w razie wystąpienia problemów wynikających z np. naruszenia przepisów prawa. Przedsiębiorstwo, które wprowadza do swojej działalności model compliance, nie tylko zobowiązuje się do stosowania określonych rozwiązań. To również szeroko zakrojony system etyczny.
Polskie prawodawstwo nie stworzyło żadnych autorskich norm, które regulowałyby funkcjonowanie compliance. Wymagania corporate compliance w Polsce dotyczą na razie jedynie podmiotów objętych nadzorem finansowym. Normy te zostały przyjęte w wyniku recepcji międzynarodowych standardów oraz inicjatyw UE.
Mimo braku odpowiednich regulacji wymuszających funkcjonalne podejście do compliance, otoczenie regulacyjne polskich podmiotów jest równie kompleksowe jak innych podmiotów europejskich. W wielu przypadkach tworzenie funkcji, organizacji oraz programów compliance będzie zasadne również dla polskich podmiotów spoza sektora usług finansowych.
Compliance wyłonił się z audytu oraz kontrolingu i pełni dla tych dwóch obszarów funkcję wsparcia. To zespół procedur i systemów, których zadaniem jest zapobieganie występowaniu ryzyka natury prawnej.
Ryzyko prawne to podkategoria ryzyka operacyjnego, związanego z zagrożeniem występowania strat wynikających z niepożądanych lub nieprawidłowych procesów wewnątrz przedsiębiorstwa. Dotyczy prawdopodobieństwa poniesionych strat materialnych i niematerialnych związanych z niestabilnością uregulowań prawnych lub ich zbyt późnego wprowadzenia. Do ryzyka prawnego zaliczamy również zmiany w orzecznictwie oraz niekorzystne decyzje sądów i organów administracji publicznej.
Compliance pełni przede wszystkim funkcję kontrolną - jego podstawową rolą jest monitoring procesu wdrażania rozwiązań wynikających z obowiązującego prawa, tak aby wszystkie regulacje, przepisy i standardy zostały w jasny i przejrzysty sposób wprowadzone w firmie i w należyty sposób zastosowane.
Obecnie coraz częściej zachęca się podmioty korporacyjne do wydzielenia oraz sprecyzowania działań mających na celu zapewnienie legalności oraz etyki działań organizacji oraz włączenie ich do zespołu zadań nowej funkcji w przedsiębiorstwie - funkcji compliance. Funkcja compliance należy do tzw. funkcji wsparcia biznesowego (business support functions).
Celem takiej funkcji nie jest bezpośrednie tworzenie wartości przedsiębiorstwa. Funkcje z tej grupy mają na celu wsparcie pozostałych funkcji w ramach ich działalności. Efektywnie zorganizowane zarządzanie compliance (compliance management) będzie przyczyniać się pośrednio do budowania wartości podmiotu, choćby przez unikanie strat finansowych spowodowanych płaceniem kar za łamanie przepisów prawa czy poprzez budowanie lepszego wizerunku firmy.
Compliance powinno być centrum kompetencyjnym podmiotu korporacyjnego w zakresie zapewniania legalności oraz etyki działań organizacji. Doradzanie zarządowi oraz radzie nadzorczej w tych dziedzinach należy do bieżącej działalności podmiotu zajmującego się compliance. Ponadto osoba odpowiedzialna za compliance będzie doradzać poszczególnym członkom organizacji w zakresie legalności i etyki postępowania.
W przeciwieństwie do audytu wewnętrznego reagującego co do zasady post factum (kontrola wykrywająca uchybienia i niewłaściwe zachowania już zaistniałe) - kontrola wykonywana w ramach compliance ma charakter prewencyjny.
Kontrolowane są określone elementy organizacji oraz jej funkcjonowanie pod kątem zapewnienia legalności oraz etyki działań oraz efektywności i adekwatności odpowiedzi na istniejące ryzyka compliance. W obszarze kontroli, w praktyce, funkcja compliance dość blisko współdziała z funkcją audytu wewnętrznego.
Compliance officer jest specjalistą, którego zadaniem jest minimalizowanie ryzyka związanego z prowadzeniem działalności przedsiębiorstwa niezgodnie z przepisami prawa, a także z regulaminami i praktykami stosowanymi wewnątrz firmy. Osoba na tym stanowisku dba także o zgodność podejmowanych działań z przyjętymi normami etycznymi i społecznymi.
Compliance officer (co do zasady prawnik) musi być osobą, która zna się na prawie i jest na bieżąco ze zmieniającymi się przepisami i regulacjami, dotyczącymi obszaru działalności danego przedsiębiorstwa. Pomocna może być również wiedza z zakresu rachunkowości finansowej i zarządczej, ekonomii oraz znajomość zasad funkcjonowania rynku. Poza twardą wiedzą skuteczny compliance officer powinien cechować się szeregiem umiejętności miękkich i organizacyjnych.
Pierwszym etapem wdrażania systemu zapewnienia zgodności jest analiza ryzyka regulacyjnego przedsiębiorstwa. Ryzyko regulacyjne uzależnione jest od kilku czynników: branża, skala działalności, model biznesowy, klienci, działalność reklamowa. Analiza ryzyka jest jednym z najważniejszych elementów wdrożenia systemu compliance.
Wynikiem analizy ryzyka powinno być zaprojektowanie adekwatnych mechanizmów kontrolnych. W obszarach, w których ryzyko regulacyjne jest wysokie, mechanizmy zapobiegawcze powinny być bardziej restrykcyjne.
Procedury compliance powinny mieć charakter sformalizowany - formę pisemną przyjętą w formie uchwały zarządu. Procedury powinny wskazywać, kto jest odpowiedzialny w firmie za obszar zapewnienia zgodności, na uprawnienia takiej osoby oraz ścieżki raportowania. Niezbędnym elementem jest opis funkcjonowania systemu anonimowego zgłaszania naruszeń (whistle blowing) oraz zasad ochrony sygnalistów.
Procedury muszą zostać zaimplementowane w praktyce. Pierwszym elementem następującym zaraz po stworzeniu procedur powinno być szkolenie dla pracowników, aby ci mieli świadomość nowych regulacji i skutków ich niestosowania.
System compliance powinien być poddawany regularnym przeglądom i audytom. Częstotliwość testowania jest uzależniona od skali i przedmiotu działalności firmy: raz na 3-4 lata w przypadku firm o średniej skali działalności i profilu ryzyka oraz co 1-2 lata w przypadku firm o dużej skali działalności i wysokim ryzyku regulacyjnym.
Jednym z podstawowych środków compliance są prywatne dochodzenia wewnętrzne - działania podejmowane w ramach przedsiębiorstwa. Ich zasadniczym celem jest wykrycie naruszeń prawa oraz innych zobowiązań compliance, co daje przedsiębiorstwu możliwość odpowiedniej reakcji. Konieczne jest wykształcenie odpowiedniej postawy pracowników i przekonanie ich, że tylko działania etyczne i zgodne z prawem przynoszą właściwy skutek.
Zalecane jest wprowadzenie systemu, który umożliwiać będzie informowanie odpowiednich jednostek o podejrzeniu zaistnienia nieprawidłowości. W sferze komunikacji compliance używa się angielskiego terminu whistleblowing. Wobec negatywnych skojarzeń proponuje się stosowanie neutralnego sformułowania „System Informowania o Nieprawidłowościach” (SIN). SIN musi być dostosowany do indywidualnych potrzeb danego przedsiębiorstwa i specyfiki jego działalności.
W ramach prawa konkurencji wyróżnia się najczęściej trzy grupy zagadnień i przepisów, do których przestrzegania zobowiązani są przedsiębiorcy:
Nieprzestrzeganie przepisów prawa konkurencji może się wiązać z negatywnymi konsekwencjami: kary finansowe nakładane przez Prezesa UOKiK lub Komisję Europejską, konieczność wypłaty odszkodowania osobie poszkodowanej, sankcja nieważności porozumień ograniczających konkurencję, straty wizerunkowe.
Wysokość sankcji nałożonych na Siemens, tylko w 2008 r., opiewała na 395 mln euro. Grzywna takiej wysokości pogrążyłaby wiele innych przedsiębiorstw w kryzysie, bądź doprowadziła je nawet do bankructwa.
Opowiedz nam o swojej sytuacji - odpowiemy konkretnie, z propozycją zakresu współpracy, trybu rozliczeń i terminów.