Faktura wystawiona poza KSeF – czy stanowi koszt podatkowy?

Tak. Fakturę wystawioną poza KSeF (nawet wbrew obowiązkowi) można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, o ile wydatek spełnia ogólne warunki uznania go za koszt podatkowy. Potwierdził to Dyrektor KIS w interpretacji z 9 stycznia 2026 r.

Nowy obowiązek w postaci korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur do wystawiania i odbierania faktur rodzi w dalszym ciągu wiele wątpliwości. Podatnicy zastanawiają się m.in. jaki wpływ na podatek dochodowy będzie miało otrzymanie faktury wystawionej – wbrew obowiązkowi – poza KSeF. Czy nabywca będzie miał prawo do zaliczenia takiego wydatku do kosztów uzyskania przychodów, czy może prawo to zostanie mu w jakiś sposób ograniczone?

Zarys problemu – sytuacja spółki wnioskodawcy

Sprawa dotyczyła spółki, która jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych oraz podatku od towarów i usług. Głównym przedmiotem działalności spółki jest wynajem i zarządzanie nieruchomościami własnymi lub dzierżawionymi. Wnioskodawczyni z uwagi na przedmiot działalności nabywa różnego rodzaju towary i usługi, które spełniają definicję kosztów uzyskania przychodów na gruncie ustawy o CIT.

W związku z wejściem w życie KSeF spółka wskazała, że nie może wykluczyć, że będzie otrzymywać faktury wystawione – mimo obowiązku – poza systemem, w wersji papierowej lub elektronicznej. Przyczyny mogą być różne, m.in. brak świadomości dostawcy, że jest objęty obowiązkiem wystawiania faktur już od 1 lutego (a nie od 1 kwietnia). Również kontrahenci mogą powoływać się na awarię czy też niedostępność KSeF.

W każdym razie spółka zakładała, że w pierwszych miesiącach funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur wielu dostawców nie zdąży z wdrożeniem odpowiednich narzędzi umożliwiających im wystawianie faktur ustrukturyzowanych, w związku z czym faktury będą wystawiane i przekazywane w innej formie niż obowiązująca od 1 lutego (ewentualnie 1 kwietnia).

W związku z tym wnioskodawczyni zapytała, czy będzie uprawniona do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków spełniających definicję tych kosztów, które zostaną udokumentowane fakturami zakupowymi wystawionymi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur.

Jej zdaniem, będzie miała do tego prawo, o ile wydatki te spełnią przesłanki do zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów. Żaden przepis ani ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ani ustawy o rachunkowości nie wskazuje formy, w jakiej dowód księgowy (faktura) ma być wystawiony, otrzymany oraz przechowywany.

Warunki zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu

Aby wydatek stanowił dla podatnika koszt uzyskania przychodu, musi spełnić poniższe warunki:

• został poniesiony przez podatnika,
• jest definitywny, tj. jego wartość nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• został poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie znajduje się w grupie wydatków wskazanych w ustawie o CIT, które zostały wyłączone z kosztów uzyskania przychodów.

Stanowisko Dyrektora KIS

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał stanowisko spółki za prawidłowe.

Organ wskazał, że w ustawie o CIT nie przewidziano nowelizacji uwzględniających wejście w życie Krajowego Systemu e-Faktur. Przepisy ustawy nie zawierają żadnej szczególnej regulacji ograniczającej możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych fakturami wystawionymi poza systemem KSeF w przypadku, kiedy obowiązek wystawienia faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF występuje.

W zakresie podatku dochodowego od osób prawnych faktura – niezależnie od formy — stanowi podstawowy dowód potwierdzający poniesienie kosztu, który może być uznany za koszt uzyskania przychodu, o ile został on poniesiony w celu osiągnięcia lub zabezpieczenia przychodów.

Celem faktury jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. W związku z powyższym nie ma przeszkód, by spółka zaliczała do kosztów uzyskania przychodów wydatki udokumentowane fakturami wystawionymi – wbrew obowiązkowi — poza KSeF.

Co to oznacza dla podatników CIT i PIT?

Powyższa interpretacja jest dobrą wiadomością dla podatników. Warto zauważyć, że analogicznie może mieć ona znaczenie dla podatników PIT, bowiem również do ustawy o PIT nie zostały wprowadzone regulacje w zakresie KSeF. Pierwsze miesiące funkcjonowania KSeF na pewno przyniosą wiele problemów, m.in. z wystawianiem czy przekazywaniem faktur, ale w aspekcie podatków dochodowych przedsiębiorcy mogą być spokojni – problemy te nie będą miały wpływu na ich rozliczenia w zakresie CIT, jak i PIT.

Uwaga: Interpretacja dotyczy wyłącznie podatków dochodowych (CIT i PIT). Kwestie dotyczące podatku VAT podlegają odrębnym regulacjom i wymagają osobnej analizy.

Podstawa prawna

• interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 9 stycznia 2026 r., nr 0111-KDIB1-3.4010.712.2025.2.ZK,
• art. 15 ust. 1 oraz art. 16 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych,
• art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Niniejszy artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi porady podatkowej ani prawnej w indywidualnej sprawie. Stan prawny na dzień publikacji. Jeśli Twoja sytuacja wymaga indywidualnej analizy – skontaktuj się z Kancelarią Widera Legal & Tax.