KOMPLEKSOWA OBSŁUGA PRAWNO-KSIĘGOWA FIRM BUDOWLANYCH – analiza potrzeb
Firmy budowlane, zwłaszcza te prowadzone w formie rodzinnych przedsiębiorstw, działają w jednym z bardziej wymagających sektorów gospodarki. Oprócz wyzwań związanych z realizacją inwestycji, właściciele firm budowlanych muszą mierzyć się z dużym obciążeniem administracyjnym – zarówno w zakresie prawa, jak i podatków oraz księgowości. Odpowiedzią na te potrzeby jest model kompleksowej obsługi prawno-podatkowo-księgowej, który integruje różne obszary wsparcia w ramach jednej kancelarii lub biura doradczego.
1. Specyfika branży budowlanej a ryzyko prawne
Branża budowlana cechuje się dużą zmiennością, koniecznością współpracy z wieloma podmiotami (inwestorzy, podwykonawcy, dostawcy), a także częstym stosowaniem skomplikowanych umów, często o dużych wartościach. Z tego względu przedsiębiorcy budowlani narażeni są na wysokie ryzyko prawne. Dodatkowo, zmieniające się przepisy prawa budowlanego, zamówień publicznych, zagospodarowania przestrzennego, ochrony środowiska czy prawa pracy mogą wprowadzać dodatkowe komplikacje, wymagające stałego monitorowania i dostosowywania się do nowych regulacji.
Kompleksowa obsługa prawna powinna obejmować m.in.:
- analizę i opiniowanie umów (generalnych wykonawców, podwykonawców, umów o dzieło, umów zlecenia),
- prowadzenie negocjacji w obszarze warunków współpracy,
- przygotowanie dokumentacji zabezpieczającej interesy wykonawcy, w tym przygotowanie wzorców umów, aneksów czy porozumień,
- bieżące monitorowanie stanu realizacji umowy i wsparcie w kontekście potencjalnych opóźnień, robót dodatkowych czy innych problemów wykonawczych,
- doradztwo w zakresie optymalnego zatrudniania pracowników i zarządzania jakością,
- pomoc w rozwiązywaniu sporów dotyczących wykonania inwestycji i odpowiedzialności za wady,
- reprezentację w mediacjach i postępowaniach sądowych.
Odpowiednie przygotowanie i kontrola dokumentów już na etapie zawierania umowy, a następnie w trakcie realizacji – może znacząco zredukować ryzyko sporów prawnych w przyszłości, w tym także tych związanych z odpowiedzialnością za opóźnienia w realizacji projektów budowlanych.
2. Obowiązki rejestrowe i organizacyjne
Wiele firm rodzinnych działa jako spółki prawa handlowego, co wiąże się z określonymi obowiązkami rejestrowymi i organizacyjnymi. Konieczna bywa aktualizacja danych w rejestrze KRS, w tym zgłoszenie zmian w składzie zarządu, adresie siedziby czy modyfikacjach umowy spółki. Takie zmiany wymagają nie tylko uchwał organów spółki, ale także odpowiedniego zgłoszenia do Krajowego Rejestru Sądowego. Ponadto, w przypadku spółek, istnieje obowiązek zgłoszenia beneficjentów rzeczywistych do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR).
W ramach kompleksowej obsługi kancelaria przejmuje na siebie całość tych działań, zapewniając zgodność z obowiązującymi przepisami, skuteczne przygotowanie dokumentów i ich terminowe złożenie w systemie teleinformatycznym sądów rejestrowych.
Klientów działających jako osoby fizyczne (JDG) prowadzimy bezpiecznie przez proces przekształcenia w odpowiednią spółkę – co gwarantuje ograniczenie ryzyka przy równoczesnym optymalnym opodatkowaniu.
3. Zarządzanie księgowością i podatkami
Jednym z kluczowych filarów obsługi firm budowlanych jest prowadzenie księgowości, która w przypadku większych firm budowlanych, ze względu na specyfikę działalności, często wymaga pełnej księgowości. Firmy, które przekraczają limity dla ryczałtu, są zobowiązane do prowadzenia pełnej księgowości, która uwzględnia wszystkie przychody, koszty i zobowiązania przedsiębiorstwa. Takie przedsiębiorstwa, szczególnie te działające w formie spółki z o.o. czy spółki komandytowej, muszą także przestrzegać bardziej złożonych przepisów dotyczących opodatkowania.
Księgowość w firmach budowlanych musi uwzględniać:
- ewidencję kosztów materiałów, usług i robocizny, w tym szczególne zasady związane z amortyzacją środków trwałych wykorzystywanych w procesie budowlanym,
- rozliczanie inwestycji budowlanych, w tym podział kosztów pomiędzy różne etapy inwestycji oraz ich odpowiednie rozliczanie w kontekście VAT i CIT/PIT,
- stosowanie mechanizmu podzielonej płatności (split payment) w przypadku transakcji związanych z towarami i usługami objętymi VAT,
- prawidłowe rozliczanie podatku VAT i CIT/PIT, a także przygotowanie deklaracji podatkowych, uwzględniając szczególne zasady dotyczące budownictwa.
Obsługa podatkowa obejmuje także analizę możliwości doradztwa podatkowego, np. poprzez dobór odpowiedniej formy opodatkowania, jak również wsparcie przy kontrolach skarbowych i podatkowych.
4. Obsługa sporów i windykacja należności
Ze względu na charakter branży, przedsiębiorstwa budowlane narażone są na problemy z nieterminową zapłatą ze strony kontrahentów, spory dotyczące wykonania prac, a także nieuczciwe działania podmiotów trzecich. W branży budowlanej często dochodzi do sytuacji, gdzie płatności są podzielone na etapy, a wykonanie inwestycji jest związane z różnymi umowami z podwykonawcami, co może prowadzić do opóźnień w realizacji płatności.
W takich przypadkach niezbędna jest skuteczna reprezentacja prawna – zarówno na etapie przedsądowym (wezwania do zapłaty, negocjacje), jak i sądowym (pozwy o zapłatę, dochodzenie kar umownych, obrona przed roszczeniami). Dodatkowo, w przypadku, gdy wyrok sądowy nie jest respektowany, konieczne może być przeprowadzenie procedury egzekucyjnej, co również wymaga specjalistycznej pomocy prawnej.
Dzięki integracji usług w ramach jednej kancelarii możliwa jest szybka reakcja oraz spójność działań księgowych i prawnych, co pozwala na skuteczne dochodzenie należności oraz eliminowanie ryzyk związanych z niewypłacalnością kontrahentów.
5. Korzyści z jednego punktu kontaktu
Model kompleksowej obsługi prawno-księgowej pozwala przedsiębiorcy skupić się na prowadzeniu działalności operacyjnej, przy jednoczesnym zapewnieniu zgodności z przepisami i minimalizacji ryzyk. Klient otrzymuje dedykowaną obsługę prowadzoną przez specjalistów z różnych dziedzin (prawo, podatki, księgowość), którzy działają wspólnie i znają kontekst działalności firmy. Dzięki temu przedsiębiorca ma pewność, że wszystkie aspekty działalności są zgodne z obowiązującymi przepisami, a ryzyko błędów, które mogą wynikać z korzystania z różnych usługodawców, zostaje zminimalizowane.
Wnioski
Kompleksowa obsługa prawno-księgowa firm budowlanych to nie tylko wygoda, ale także element zwiększający stabilność i bezpieczeństwo prowadzonego biznesu. W obliczu rosnących wymagań prawnych, fiskalnych i organizacyjnych, zintegrowane podejście do obsługi przedsiębiorstw staje się nie tylko korzystne, ale wręcz konieczne. Firmy budowlane, które decydują się na taką obsługę, mogą liczyć na profesjonalne wsparcie na każdym etapie działalności, począwszy od negocjacji umów, przez rozliczanie podatków, po skuteczną windykację należności.
