MS Teams i ZOOM w firmie a RODO

Opublikowano

Obecnie profesjonaliści w celu zorganizowania spotkania służbowego powszechnie korzystają z aplikacji do wideokonferencji takich jak MS Teams i ZOOM. Umożliwiają one użytkownikom komunikację ze sobą w czasie rzeczywistym, a także udostępnianie ekranu i plików. Choć narzędzia do komunikowania się online mają wiele zalet, to korzystanie z nich niesie ze sobą również pewne zagrożenia związane z zachowaniem zgodności z powszechnie obowiązującymi przepisami. Kluczową kwestią w tym kontekście jest reżim ochrony danych osobowych, gdyż przy okazji korzystania z aplikacji do wideokonferencji może dochodzić do przetwarzania danych osobowych, takich jak imię i nazwisko, wizerunek, adres e-mail, adres IP urządzenia. Dostawcy usług wideokonferencji podlegają RODO oraz ustawie o ochronie danych osobowych – z tego względu ich działalność musi być zgodna z przepisami tych aktów prawnych.

Zasady ochrony danych osobowych w MS Teams i ZOOM

MS Teams i ZOOM zapewniają wysoki poziom bezpieczeństwa danych osobowych, sposób i cel wykorzystywania danych został uregulowany kompleksowo w regulaminach dotyczących korzystania z aplikacji. Zaakceptowanie ich stanowi warunek rozpoczęcia korzystania z programów. Aplikacje wykorzystują zaawansowane sposoby ochrony danych takie jak szyfrowanie, aby zabezpieczyć dane przed nieuprawnionym dostępem. Ponadto MS Teams i Zoom zapewniają użytkownikom możliwość zarządzania swoimi danymi osobowymi. Dostawcy usług wideokonferencji zapewniają wgląd w routing danych (np. za pośrednictwem pulpitu nawigacyjnego administratora konta).

Przetwarzanie danych osobowych w MS Teams i ZOM

Aplikacje przetwarzają dane osobowe użytkowników w następujących celach generalnych:

  • zapewnienie możliwości komunikacji w czasie rzeczywistym,
  • udostępnianie ekranu i plików,
  • rejestrowanie spotkań,
  • przesyłanie wiadomości i zaproszeń,
  • zarządzanie użytkownikami (kontami użytkownika).

Osoby, które korzystają z aplikacji MS Teams i ZOOM mają zapewnione minimum uprawnień związanych z przetwarzaniem ich danych osobowych, m.in.:

  • prawo dostępu do swoich danych osobowych,
  • prawo do sprostowania swoich danych osobowych,
  • prawo do usunięcia swoich danych osobowych,
  • prawo do ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych,
  • prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych,
  • prawo do przenoszenia swoich danych osobowych.

Podmioty przetwarzające dane osobowe w MS Teams i ZOOM mają następujące obowiązki:

  • zapewnić bezpieczeństwo danych osobowych,
  • przetwarzać dane osobowe zgodnie z prawem,
  • informować osoby, których dane osobowe przetwarzają, o przetwarzaniu ich danych osobowych,
  • udzielać osobom, których dane osobowe przetwarzają, informacji o ich danych osobowych,
  • usuwać dane osobowe po upływie okresu ich przydatności.

Sankcje za naruszenie przepisów RODO

Za naruszenie przepisów RODO grożą sankcje finansowe, w tym kary pieniężne w maksymalnej wysokości do 20 mln euro lub do 4 proc. rocznego światowego obrotu.

Podstawa prawna:

źródło : Wolters Kluwer

MS Teams i ZOOM w firmie