OBOWIĄZEK KORZYSTANIA Z SYSTEMU E-DORĘCZEŃ DLA PRZEDSIĘBIORCÓW – co to oznacza?
1 kwietnia 2025 roku to kluczowa data dla przedsiębiorców w Polsce wpisanych do rejestru KRS. Od tej pory, każdy przedsiębiorca, niezależnie od branży, jest zobowiązany do korzystania z systemu e-Doręczeń, aby odbierać pisma urzędowe drogą elektroniczną. Jedynie podmioty, które były zarejestrowane w CEiDG do 31 grudnia 2024 r. będą zobowiązane do korzystania z tego systemu przy dokonywaniu wpisu zmian w CEIDG w późniejszym terminie, tj. od 1 lipca 2025 r., a jeśli żadnych zmian w rejestrze w tym czasie nie dokonają – dopiero od 1 października 2026 r. To duża zmiana w polskim systemie prawnym, mająca na celu usprawnienie komunikacji z administracją publiczną. Jakie zmiany wprowadzono? Co grozi przedsiębiorcom, którzy nie dostosowali się do nowych przepisów? Sprawdźmy, co warto wiedzieć o obowiązku e-Doręczeń, który obowiązuje dla większości podmiotów niepublicznych od 1 kwietnia 2025 roku.
Czym jest system e-Doręczeń?
System e-Doręczeń to platforma, która umożliwia elektroniczne przesyłanie dokumentów urzędowych do przedsiębiorców. Została ona wdrożona w celu przyspieszenia komunikacji między firmami a administracją publiczną, a także zminimalizowania ryzyka zagubienia pism czy opóźnień w doręczeniach.
W praktyce oznacza to, że od 1 kwietnia 2025 r. przedsiębiorcy wpisani do rejestru KRS muszą odbierać wszelkie pisma urzędowe – takie jak wezwania do zapłaty, decyzje administracyjne, zawiadomienia o kontrolach skarbowych czy inne dokumenty – wyłącznie drogą elektroniczną. System e-Doręczeń zintegrowany jest z platformą ePUAP, na której przedsiębiorca zakłada swoje konto.
Kto musi korzystać z e-Doręczeń?
Od 1 kwietnia 2025 roku, obowiązek korzystania z systemu e-Doręczeń obejmuje wszystkich przedsiębiorców wpisanych w KRS. Wcześniej, z systemu musieli korzystać tylko niektórzy przedsiębiorcy (np. rejestrujący się w CEIDG lub KRS od 1 stycznia 2025 r., czy też osoby wykonujące zawody zaufania publicznego), ale teraz wymóg obejmuje wszystkie podmioty zarejestrowane w KRS.
Jakie konsekwencje grożą za brak korzystania z systemu e-Doręczeń?
Przedsiębiorcy, którzy nie zarejestrowali się w systemie e-Doręczeń, narażają się na poważne konsekwencje:
- Brak otrzymania pism urzędowych
Przedsiębiorcy, którzy nie odbierają pism za pośrednictwem systemu e-Doręczeń, mogą nie zostać poinformowani o toczących się postępowaniach administracyjnych, decyzjach podatkowych czy wezwaniach do zapłaty. Co gorsza, brak odbioru dokumentów nie zwalnia z odpowiedzialności, ponieważ dokumenty mogą zostać uznane za doręczone, nawet jeśli przedsiębiorca ich nie odebrał. To może prowadzić do opóźnień w reakcji na decyzje administracyjne, co skutkuje np. brakiem możliwości odwołania się od niekorzystnych decyzji.
- Sankcje finansowe
Brak stosowania e-Doręczeń może prowadzić do nałożenia kar finansowych, szczególnie jeśli firma nie reaguje na wezwania czy inne pisma urzędowe, które mogą skutkować nałożeniem dodatkowych opłat lub odsetek za opóźnienia. - Problemy z terminowym odbiorem dokumentów
Bez e-Doręczeń przedsiębiorcy będą musieli polegać na tradycyjnej poczcie, co zwiększa ryzyko opóźnień w doręczeniu dokumentów. Może to prowadzić do sytuacji, w której firma nie otrzyma na czas ważnych decyzji, co skutkuje opóźnieniami w działaniach administracyjnych.
Jakie korzyści niesie system e-Doręczeń?
Wdrożenie e-Doręczeń ma wiele zalet, zarówno dla przedsiębiorców, jak i administracji publicznej:
- Szybszy obieg dokumentów – Pisma urzędowe są doręczane natychmiastowo, co znacząco przyspiesza procesy administracyjne.
- Mniejsze ryzyko zagubienia dokumentów – Elektroniczny obieg dokumentów eliminuje ryzyko zagubienia lub zniszczenia pism.
- Łatwiejsza archiwizacja – Dokumenty przechowywane są w systemie ePUAP, co ułatwia ich późniejsze odszukiwanie i przechowywanie.
Jak przygotować firmę na zmiany?
Aby uniknąć problemów związanych z nowymi przepisami, przedsiębiorcy powinni podjąć kilka kroków:
- Rejestracja w systemie e-Doręczeń
Rejestracja w systemie e-Doręczeń jest obowiązkowa. Warto to zrobić jak najszybciej, aby uniknąć późniejszych problemów. Proces rejestracji odbywa się na platformie ePUAP, która jest dostępna online. Po założeniu konta, przedsiębiorca będzie mógł odbierać pisma urzędowe drogą elektroniczną.
- Regularne sprawdzanie skrzynki ePUAP
Po rejestracji warto regularnie sprawdzać skrzynkę ePUAP, aby nie przegapić żadnych dokumentów. Pisma będą trafiały bezpośrednio do tej skrzynki, a jej sprawdzanie jest kluczowe dla terminowej reakcji na wszelkie decyzje administracyjne.
- Aktualność danych kontaktowych
Przedsiębiorcy powinni zadbać o to, aby ich dane kontaktowe w systemie ePUAP były zawsze aktualne. Dzięki temu unikną problemów z doręczeniem pism.
Podsumowanie
Obowiązek korzystania z systemu e-Doręczeń dla przedsiębiorców to ważna zmiana w polskim systemie prawnym. Choć wdrożenie tego systemu wiąże się z koniecznością dostosowania się do nowych przepisów, to daje on również szereg korzyści, takich jak szybszy obieg dokumentów, mniejsze ryzyko zagubienia pism oraz łatwiejsze archiwizowanie dokumentów. Przedsiębiorcy, którzy nie dostosują się do wymogu korzystania z e-Doręczeń, narażają się na poważne konsekwencje, takie jak kary finansowe, opóźnienia w postępowaniach administracyjnych oraz brak dostępu do ważnych pism urzędowych. Warto zatem jak najszybciej zarejestrować firmę w systemie i regularnie monitorować skrzynkę ePUAP.
