Podróż służbowa autem elektrycznym — zasady zwrotu kosztów u pracodawcy

Zwrot kosztów podróży służbowej autem elektrycznym, hybrydowym lub wodorowym nie podlega limitowi kilometrówki obowiązującemu dla aut spalinowych. Tak wynika z interpretacji Szefa KAS z 18 stycznia 2026 r. — wydatki pracodawcy z tego tytułu stanowią koszt uzyskania przychodu na zasadach ogólnych.

Często zdarza się, że pracownicy w ramach wykonywania swoich zadań odbywają podróże służbowe prywatnymi samochodami, których koszty są im później zwracane przez pracodawcę. O szczegółowych zasadach zwrotu traktuje rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Co ważne, przepisy rozporządzenia odnoszą się do samochodów spalinowych, a obecnie coraz więcej osób jeździ autami o innym napędzie, jak np. elektryczny, hybrydowy czy wodorowy. Co w takiej sytuacji?

Stan faktyczny — pytanie uczelni publicznej

Z pytaniem do Dyrektora KIS w ramach wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej zwróciła się uczelnia publiczna, która planowała umożliwić swoim pracownikom odbywanie podróży służbowych ich własnymi samochodami, w tym elektrycznymi, hybrydowymi czy z napędem wodorowym. Uczelnia postanowiła ustalić stawkę za 1 km przebiegu pojazdów dla podróży służbowych, aby umożliwić zwrot kosztów przejazdów pracownikom, którzy te podróże będą odbywać.

Uczelnia podkreśliła, że ustalona stawka za 1 km przebiegu pojazdu nie przekroczy wartości określonej w przepisach powyżej przywołanego rozporządzenia dla samochodu osobowego o pojemności silnika do 900 cm³. Chciała się upewnić, czy wydatki z tytułu wypłacanych zwrotów kosztów przejazdów z tytułu podróży służbowych odbywanych przez pracowników ich własnymi pojazdami innymi niż spalinowe mogą stanowić dla niej koszty uzyskania przychodu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i przyjętej stawki za 1 km.

Zdaniem wnioskodawczyni, jest ona uprawniona do zaliczenia w całości wydatków stanowiących zwrot kosztów przejazdów w wysokości określonej według powyższych zasad.

Stanowisko Dyrektora KIS

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej zgodził się ze stanowiskiem podatniczki. Wskazał, że będzie ona uprawniona do zaliczenia w całości wydatków stanowiących zwrot kosztów przejazdów w ramach odbywanej przez pracownika podróży służbowej jego prywatnym pojazdem elektrycznym, hybrydowym lub napędzanym wodorem do kosztów uzyskania przychodów — jednak z uwzględnieniem ograniczeń wynikających z rozporządzenia Ministra Infrastruktury.

Szef KAS zmienia interpretację

Wydana interpretacja indywidualna została zakwestionowana przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.

Przede wszystkim organ wskazał, że zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o CIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika:

• w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) — w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,
• w jazdach lokalnych — w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu — określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Stawki kilometrówki dla aut spalinowych

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r., koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 km przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż:

• 0,89 zł — dla samochodu osobowego o pojemności silnika do 900 cm³,
• 1,15 zł — dla samochodu osobowego o pojemności silnika powyżej 900 cm³.

Dlaczego limit nie obowiązuje dla aut niespalinowych

Szef KAS wskazał, że ww. rozporządzenie reguluje kwestie zwrotu kosztów z tytułu podróży służbowych jedynie w odniesieniu do pojazdów o napędzie spalinowym, uzależniając jego wysokość od pojemności skokowej silnika pojazdu mechanicznego.

W pytaniu wnioskodawczyni wskazała, że pracownicy odbywają podróże służbowe pojazdami elektrycznymi, hybrydowymi lub z napędem wodorowym. Szef KAS potwierdził, że wydatki na te podróże, ponoszone przez pracodawcę, spełniają warunki do uznania za koszty uzyskania przychodów — zostały bowiem poniesione w związku z wykonywaniem przez pracowników obowiązków służbowych na rzecz wnioskodawczyni, a obowiązek zwrotu kosztów przez pracodawcę wynika z Kodeksu pracy. Jednocześnie wydatki te nie podlegają limitowi, o którym mowa w ustawie o CIT ze względu na fakt, że odrębne przepisy, do których odwołuje się ustawodawca, w obecnym stanie prawnym nie przewidują limitów dla samochodów innych niż spalinowe.

Co to oznacza w praktyce dla pracodawcy?

Wydatki z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych pracowników ich prywatnymi pojazdami elektrycznymi, hybrydowymi lub wodorowymi mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z ogólną zasadą wyrażoną w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT — bez stosowania limitu kilometrówki właściwego dla aut spalinowych.

Podstawa prawna

• zmiana interpretacji indywidualnej przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej z 18 stycznia 2026 r., nr DOP12.8221.45.2025,
• art. 15 ust. 1 oraz art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych,
• rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Niniejszy artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi porady podatkowej ani prawnej w indywidualnej sprawie. Stan prawny na dzień publikacji. Jeśli Twoja sytuacja wymaga indywidualnej analizy — skontaktuj się z Kancelarią Widera Legal & Tax.