PROCEDURA OCHRONY SYGNALISTÓW – obowiązki i zagrożenia dla pracodawców

Opublikowano

Jako sygnalistę rozumie się osobę, która, działając w dobrej wierze i w interesie publicznym, zgłasza lub ujawnia informacje o naruszeniach prawa. 25 września 2024 r. weszła w życie ustawa o ochronie sygnalistów, której celem jest przeciwdziałanie naruszeniom prawa oraz uzupełnienie istniejących przepisów o środki ochrony związane ze zgłaszaniem lub ujawnianiem naruszeń w trybie przewidzianym w ustawie.

Informowanie o naruszeniach występujących w podmiocie, w którym dana osoba jest zatrudniona lub z którym to podmiotem współpracuje jako z kontrahentem, może spotykać się z obawą dotyczącą utraty źródła zarobku, czy nawet z dyskryminacją i mobbingiem. Dlatego też ustawa nie tylko zobowiązuje określone podmioty do reagowania na zgłoszenia, lecz również gwarantuje sygnalistom odpowiednią ochronę, która ma zapewnić, że w stosunku do sygnalisty, czy też osób z nim powiązanych nie będą prowadzone żadne działania odwetowe.

Ustawa przewiduje bardzo szeroki katalog osób, które są uważane za sygnalistów i przyjmuje, że są nimi osoby fizyczne, które zgłaszają lub ujawniają publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym m.in. :

  1. pracownicy i pracownicy tymczasowi,
  2. osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
  3. przedsiębiorcy,
  4. akcjonariusze lub wspólnicy,
  5. członkowie organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej,
  6. osoby świadczące pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
  7. stażyści,
  8. wolontariusze,
  9. praktykanci.

Czym jednak jest właściwie taka informacja o naruszenia prawa przekazywana przez sygnalistę? Odpowiedź na to pytanie znalazła się w art. 2 ust. 3 ustawy o ochronie sygnalistów, zgodnie z którym należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informacją dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa. 

W rozumieniu ustawy, naruszeniem prawa jest nie tylko działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem, lecz także takie działanie lub zaniechanie  które ma  na celu obejście prawa i dotyczy m.in. takich obszarów jak:

  1. korupcja;
  2. zamówienia publiczne;
  3. usługi, produkty i rynki finansowe;
  4. zapobieganie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;
  5. bezpieczeństwo produktów i ich zgodności z wymogami;
  6. bezpieczeństwo transportu;
  7. ochrona środowiska;
  8. bezpieczeństwa żywności i pasz;
  9. zdrowie i dobrostan zwierząt;
  10. zdrowie publiczne;
  11. ochrona konsumentów;
  12. ochrona prywatności i danych osobowych;
  13. bezpieczeństwo sieci i systemów teleinformatycznych;

Należy zaznaczyć, że ostatecznie pod koniec prac nad ustawą wykreślono prawo pracy z katalogu obszarów, w ramach których można dokonać zgłoszenia naruszeń. Jednak podmiot prawny może dodatkowo w ramach procedury zgłoszeń wewnętrznych przewidzieć możliwość zgłaszania informacji o naruszeniach dotyczących obowiązujących w tym podmiocie prawnym regulacji wewnętrznych np. regulaminu pracy lub standardów etycznych, które zostały ustanowione przez podmiot prawny na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego i pozostają z nimi zgodne.

Odnosząc się do podmiotów, które są zobowiązane do stosowania przepisów ustawy, to są to wszystkie:

  1. Podmioty prywatne:
    • osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, 
    • osoby prawne,
    • jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, lub pracodawcę, jeżeli nie są podmiotami publicznymi;
  2. Podmioty z sektora publicznego.

Pomimo, iż każdy podmiot jest zobowiązany do zapewnienia sygnalistom ochrony, to obowiązek wprowadzenia wewnętrznych procedur i prowadzenia postępowań wyjaśniających mają podmioty, na rzecz których pracę wykonuje co najmniej 50 osób, przy czym do tego limitu wliczają się zarówno umowy o pracę, jak i umowy cywilnoprawne. Podmioty, które zatrudniają mniej, niż 50 osób nie są zobowiązane do wprowadzenia procedur wewnętrznych i prowadzenia postępowań wyjaśniających, jednakże zdecydowanie się na takie rozwiązania pomimo braku ustawowego obowiązku może się okazać korzystne dla pracodawcy, albowiem umożliwia mu podjęcie reakcji na zaistniałe lub mogące powstać naruszenia. 

Podmioty wykonujące działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska także są zobowiązane do wprowadzenia wewnętrznych procedur i prowadzenia postępowań wyjaśniających, jednak już niezależnie od ilości osób, które wykonują na ich rzecz pracę. Takimi podmiotami mogą być chociażby biura rachunkowe. Za niewprowadzenie procedury zgłoszeń wewnętrznych może być nałożona kara grzywny na podmiot, który takiego obowiązku nie zrealizował.

Osoba, która poweźmie informację o naruszeniu prawa lub  uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, będzie mogła dokonać zgłoszenia wewnętrznego, zewnętrznego lub ujawnienia publicznego. 

Zgłoszenie wewnętrzne polega na  poinformowaniu o danym naruszeniu podmiotu prawnego, którego sygnalista jest pracownikiem lub pozostaje z nim w innych relacjach.

Zgłoszenia zewnętrzne są przyjmowane przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo organ publiczny.

Ujawnienie publiczne polega na podaniu informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej – w takim przypadku sygnalista nie musi korzystać z pozostałych sposób zgłoszeń, może dokonać od razu ujawnienia publicznego.  

Wymaga zaznaczenia, że osoba dokonująca zgłoszenia może sama decydować o kolejności zgłoszeń, nie ma obowiązku dokonywać zgłoszenia wewnętrznego przez zewnętrznym.

Każdy sygnalista, niezależnie od tego, na jaki kanał zgłoszenia się zdecyduje, czy też dokona ujawnienia publicznego, to od chwili dokonania zgłoszenia jest objęty specjalną ochroną, z uwagi na to, że jest narażony na działania odwetowe, czy też groźby zastosowania takich działań.

Ustawodawca przyjął, że działania odwetowe mogą polegać nie tylko na wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy, lecz także między innymi chociażby na odmowie nawiązania stosunku pracy, wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu, przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty, niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu pracy, negatywnej ocenie pracy, przymusie, zastraszaniu, wykluczeniu, dyskryminacji, mobbingu, niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu.

Co więcej, w przypadku podjęcia działań odwetowych ustawodawca przewidział dla sygnalisty możliwość ubiegania się o odszkodowanie, a na pracodawcę nałożył ciężar dowodzenia, iż podjęte w stosunku do sygnalisty czynności nie stanowiły w stosunku do niego działań odwetowych.

Pracodawca powinien mieć na względzie, że taką ochroną, oprócz sygnalisty są objęte także osoby pomagające  sygnaliście w dokonaniu zgłoszenia, jak również osobom powiązanym z sygnalistą, a za podjęcie działań odwetowych, czy też za groźbę ich podjęcia przewidziana jest odpowiedzialność karna i kara nawet do 2 lat pozbawienia wolności.

Ustalenie procedury zgłoszeń wewnętrznych może stanowić duże wyzwanie dla pracodawców, albowiem przyjęte rozwiązania mają zapewniać ochronę poufności tożsamości sygnalisty, jak i  osoby, która pomagała sygnaliście w złożeniu zgłoszenia, jak również osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz uniemożliwiać osobom nieupoważnionym dostęp do informacji, które znalazły się w zgłoszeniu. Co więcej, ochrona ta ma być na tyle szeroka, by uniemożliwiała nie tylko bezpośrednią identyfikację wskazanych wyżej osób, lecz także musi obejmować informacje za pomocą których jest możliwa nawet pośrednia identyfikacja wskazanych wyżej osób. Przetwarzanie takich danych osobowych musi więc przewidywać bardzo wysoki poziom bezpieczeństwa, tym bardziej, iż za ujawnienie tożsamości przywołanych wyżej osób, przewidziana jest odpowiedzialność karna. Za taki czyn może być wymierzona kara aż do roku pozbawienia wolności.

Podmioty, które są zobowiązane do przyjęcia procedury zgłoszeń wewnętrznych powinny pamiętać, że jej wprowadzenie  musi być poprzedzone obowiązkowo konsultacją z zakładową organizacją związkową albo z przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego, jeżeli nie działa w nim zakładowa organizacja związkowa.

Podsumowując, pomimo, iż podmioty, które zatrudniają mniej niż 50 osób nie są zobowiązane do stworzenia i  wprowadzenia procedury wewnętrznej, to warto podjąć decyzję o stosowaniu takiej procedury i rozszerzeniu jej o możliwość zgłaszania informacji o naruszeniach dotyczących obowiązujących w tym podmiocie prawnym regulacji wewnętrznych, chociażby z tego względu, że dzięki temu podmiot prawny stwarza sobie przestrzeń na powzięcie wiadomości o możliwych naruszeniach i wprowadzeniu działań naprawczych, które będą dążyły do likwidacji naruszeń zaistniałych lub mogących wystąpić w przyszłości. Niewprowadzenie takiej procedury może skutkować tym, że podmiot nie mając nawet świadomości o istnieniu naruszeń, dowie się o nich w chwili, kiedy odpowiednie organy podejmą przykładowo działania kontrolne lub nawet zainicjują postępowanie karne wskutek zgłoszenia zewnętrznego sygnalisty, co może rodzić dla pracodawcy negatywne konsekwencje, którym mógłby wcześniej samodzielnie zapobiec.

Gdyby potrzebowali Państwo pomocy w ustaleniu procedury zgłoszeń wewnętrznych, zapraszamy do kontaktu z naszą Kancelarią. 

opracowała Kinga Mercik-Świerczek