REFERENCJE czyli jakie dokumenty na potwierdzenie doświadczenia są akceptowane w zamówieniach publicznych? Co zrobić, gdy zamawiający nie chce ich wydać?
Referencje od wcześniejszych zamawiających są często kluczowym elementem w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego. Potwierdzają one doświadczenie wykonawcy oraz należyte wykonanie wcześniejszych umów. Jakie dokumenty są uznawane w zamówieniach publicznych i co zrobić, gdy zamawiający odmawia ich wydania? Odpowiadamy w poniższym artykule.
1. Jakie referencje są uznawane w zamówieniach publicznych?
W świetle ustawy Prawo zamówień publicznych (PZP) „referencje” mogą przybierać różne formy, ale przede wszystkim powinny:
- potwierdzać należyte wykonanie zamówienia,
- w wersji optymalnej: zawierać kluczowe informacje, takie jak: przedmiot zamówienia, jego wartość, okres realizacji, sposób wykonania,
- być wydane przez podmiot, dla którego usługa była wykonana
Zamawiający w przetargach często wymagają referencji jako dowodu doświadczenia i rzetelności wykonawcy. W zależności od przedmiotu zamówienia mogą one dotyczyć dostaw, usług lub robót budowlanych.
2. Co zrobić, gdy zamawiający nie chce wydać referencji?
Zdarzają się sytuacje, w których zamawiający odmawia wystawienia referencji, mimo że usługa została wykonana prawidłowo. Możliwe przyczyny to brak obowiązku ich wydania, niechęć administracyjna lub konflikt interesów. W takim przypadku wykonawca ma kilka możliwości:
a) Wezwanie do wydania referencji
Najpierw warto zwrócić się do zamawiającego z formalnym wnioskiem o wydanie referencji, wskazując na wykonanie umowy zgodnie z jej warunkami. Pismo warto poprzeć argumentacją prawną, powołując się np. na treść umowy.
b) Użycie protokołów odbioru lub innych dokumentów
Jeśli zamawiający odmawia, wykonawca może przedstawić inne dokumenty potwierdzające realizację zamówienia, np.:
- protokoły odbioru robót/usług/dostaw podpisane przez zamawiającego,
- korespondencję e-mailową wskazującą na pozytywne zakończenie współpracy,
- faktury wraz z dowodami płatności.
c) Oświadczenie wykonawcy
Zamówienia publiczne, których przedmiotem są dostawy i uslugi dopuszczają możliwość samodzielnego złożenia oświadczenia wykonawcy na temat zrealizowanych zamówień. Warto jednak sprawdzić, czy taka opcja jest dopuszczalna w danym przetargu.
3. Podsumowanie
Referencje od zamawiającego mogą mieć istotny wpływ na szanse wykonawcy w przyszłych postępowaniach przetargowych. Warto dbać o ich uzyskanie i w razie problemów korzystać z alternatywnych form potwierdzenia doświadczenia. W przypadku odmowy wydania referencji wykonawca powinien skorzystać z innych dostępnych możliwości dowodowych, aby nie tracić szans na kolejne zamówienia publiczne.
